Jeden z najväčších otáznikov pri rozhodovaní sa o tom, či rezervačný systém začať používať, súvisí s tým, koľko času celý proces zoznámenia sa so systémom a jeho zavedenie zaberie a nakoľko je to komplikované. Síce súčasný spôsob organizácie cvičení a workshopov často nie je zďaleka ideálny, nikto svoje zabehnuté postupy rád nemení.
V prípade rezervačného systému Calendiari je to ale skutočne veľmi jednoduché. Všetci zákazníci to zatiaľ bez problémov zvládli úplne sami a v prípade otázok, alebo nejasností každému zákazníkovi vždy radi a ochotne pomôžeme. Začnime teda od začiatku - celé to začína bezplatnou registráciou do systému.
1. Vytvorenie účtu
Vytvorenie účtu je úplne nezáväzné a zadarmo a je to najlepší spôsob ako zistiť, či je pre vás Calendiari vhodné. K dispozíci máte 30-dňové skúšobné obdobie, v rámci ktorého si môžete Calendiari naplno a bez obmedzení vyskúšať. V prípade akýchkoľvek otázok nám môžete kedykoľvek napísať alebo zavolať a radi vám vo všetkom poradíme - sme tu pre vás :)
2. Prvé skúšobné udalosti a rezervácie
Po vytvorení účtu môžete pridať niekoľko udalostí a kurzov a skúsiť spraviť zopár testovacích online rezervácií. Najčastejšie novo-registrovaní klienti skúšajú prihlásiť samých seba, čo je dobrý spôsob, nakoľko tak môžete vidieť, aké informácie sú klientom automaticky zasielané po prihlásení alebo odhlásení. Po niekoľkých prihláseniach môžete skúsiť zaznamenať zúčastneným dochádzku, zaevidovať platbu a podobne. Pokiaľ je všetko podľa vašich predstáv, môžete do Calendiari začať zadávať váš skutočný rozvrh.
3. Naplnenie rozvrhu
Samotné pridávanie udalostí a kurzov je veľmi jednoduché. Vždy zadáte názov a základné nastavenia ako termín, cenu, kapacitu, popis, prípadne obrázok a pod. Calendiari vám v samotnom pridávaní udalostí a kurzov pomáha a automaticky dopĺňa maximum údajov za vás. Zväčša naplnenie rozvrhu netrvá viac ako niekoľko minút.
4. Kontrola základných nastavení
Pred zdieľaním rozvrhu s vašimi klientmi a spustením ostrej prevádzky, odporúčame prejsť základné nastavenia, pomocou ktorých môžete upresniť, ako sa budú klienti na vaše aktivity prihlasovať. Je dobré nastaviť hlavne:
- Dokedy je možné sa prihlásiť a odhlásiť.
- Či chcete prihlásenia vždy aj schvaľovať.
- Aké údaje od vašich klientov potrebujete pre dokončenie rezervácie (meno, telefón, email, ...).
5. Propagácia rezervačného kalendára
Ak je váš rozvrh kompletný, môžete ho začať zdieľať s vašimi klientmi. Svoj rozvrh môžete cez Calendiari propagovať tromi spôsobmi:
- Rozvrh môžete vložiť priamo na vašu webovú stránku. Toto je najčastejšie využívaný spôsob, samozrejme hlavne pre klientov, ktorí svoju webovú stránku majú :)
- Klientom môžete zaslať link na vašu Calendiari rezervačnú stránku, ktorá je vytvorená automaticky po vytvorení účtu. Túto možnosť využívajú hlavne klienti, ktorí svoju webovú stránku nemajú.
- Propagovať môžete aj len vybrané udalosti cez rezervačný link na konkrétnu udalosť. Tento spôsob je veľmi využívaný hlavne pri propagácií nových kurzov, alebo workshopov - najčastejšie prostredníctvom newslettera alebo Facebooku.
6. Spustenie ostrej prevádzky
Ak je všetko nastavené, vaši klienti sa môžu začať prihlasovať online sami. Zo skúsenosti našich zákazníkov vieme, že nie všetci klienti začnú online prihlasovanie využívať hneď. Hlavne nie tí, ktorí boli dlho zvyknutí prihlasovať sa cez email alebo telefón. Túto možnosť samozrejme nestratia! Vždy vám môžu zavolať a prihlásiť sa "po starom" a do systému ich zaznamenáte vy - ako administrátor. V priebehu niekoľkých týždňov alebo mesiacov si však väčšina klientov na nový spôsob rezervácie zvykne. Mať možnosť si pohodlne pozrieť voľné termíny z domu, alebo zo svojho telefónu, vybrať si ten svoj a na pár klikov sa prihlásiť je skrátka niečo, na čo sa zvyká dobre :)
7. Aktivácia Calendiari
Pokiaľ budete s Calendiari spokojný a stihli ste počas skúšobnej doby vyskúšať všetko, čo ste potrebovali, môžete si systém predplatiť na vami zvolené predplatné obdobie. V našom cenníku nájdete všetky informácie ohľadne ponúkaných licencií a možností predplatného. Samotnú aktiváciu Calendiari robíte sami cez administračné rozhranie vášho účtu. Až potom ako si systém týmto spôsobom aktivujete, vám budú zaslané prvé informácie k platbe.
A koľko to celé trvá?
Od vytvorenia účtu, cez testovanie, až po spustenie Calendiari "na ostro", to obyčajne zaberie niekoľko dní. Rekord v tomto smere drží jeden z našich prvých zákazníkov - Lotus Joga štúdio, ktoré sa stihlo za necelé 3 hodiny zaregistrovať, všetko nastaviť a vložiť na svoj web kompletne hotový rozvrh. Okrem toho, už v prvý deň zaznamenali aj prvé online rezervácie :) Za tento výkon a rozhodnosť pri zavedení systému majú naše uznanie, budeme ale radi, ak ich skúsite prekonať :)