Ako si vybrať rezervačný systém pre vaše jogové / pohybové štúdio

Pokiaľ vlastníte jogové, pohybové, alebo športové štúdio a pri organizácii vašich cvičení nepoužívate žiadny špecializovaný systém, pravdepodobne skôr či neskôr narazíte na problém súvisiaci s tým, koľko času venujete plánovaniu aktivít, kontrole voľných termínov a hlavne emailovej / telefonickej komunikácii s vašimi zákazníkmi. Rezervačný systém vám vie v tomto smere ušetriť veľa času a poskytuje vám okrem toho aj množstvo ďalších výhod. Zatiaľ čo niektorí túto vec riešia hneď od začiatku a vhodný rezervačný systém zavádzajú ešte pred otvorením štúdia, iných k tomuto kroku dotlačí až samotný vývoj. Pokiaľ ste rozhodnutý/á rezervačný systém pre vaše jogové / pohybové štúdio zaviesť, ostáva už “len” vybrať pre vás najvhodnejšie riešenie. Pozrime sa na niekoľko vecí, na ktoré je dobré si dať pri výbere pozor:

Vyberte si rezervačný systém špecializovaný na jogové / pohybové štúdiá a organizáciu skupinových cvičení. 

Hľadajte prioritne online rezervačný systém zameraný na manažment skupinových cvičení a aktivít. Väčšina dostupných rezervačných systémov je stavaných na všetky oblasti podnikania, sú často komplikované a nabité funkciami, ktoré vaše štúdio nikdy nevyužije. Organizácia skupinových cvičení, kurzov a workshopov má svoje špecifiká a váš nový systém by si s nimi mal vedieť poradiť, zároveň by ale mal byť jednoduchý na každodenné použitie a nemal by teda toho “vedieť až príliš”. Menej je niekedy viac...

Ďalšou možnosťou je dať si systém naprogramovať na mieru. Pokiaľ budete vytrvalý a na zavedenie systému máte dosť času a finančných prostriedkov, môžete určite dospieť k výbornému výsledku. Z dlhodobého hľadiska je však údržba riešenia na mieru oveľa náročnejšia. Požiadavky na systém sa neustále vyvíjajú, z času na čas je treba vyriešiť aj nejakú výnimočnú situáciu a zastihnúť v tomto prípade človeka / firmu, ktorý vám riešenie vyhotovil nebýva v praxi jednoduché.

Pri výbere komerčného rezervačného systému získate v porovnaní s vlastným riešením na mieru niekoľko výhod:

• Systém je už hotový, nemusíte ho navrhovať sami "od podlahy".
• Žiadne alebo minimálne zriaďovacie poplatky, platí sa väčšinou formou predplatného.
• Zdarma získavate aj pravidelné aktualizácie a vylepšenia systému.
• V prípade potreby sa viete cez zákaznícku linku s dodávateľom okamžite spojiť a poradiť sa.

Umožnite pohodlné rezervácie aj z mobilu

Viac ako polovica ľudí sa zvykne prihlasovať z mobilného telefónu, či iného mobilného zariadenia, čo si zo strany rezervačných systémov vyžaduje špeciálne zobrazenie rozvrhu a rezervačného formulára prispôsobené na mobilné zariadenia. Konkrétne čísla tento fakt jednoznačne potvrdzujú:

Štatistika bola nameraná rezervačným systémom Calendiari za mesiac október 2018. V jednotlivých mesiacoch sa podiel použitia jednotlivých zariadení mierne mení, vo všeobecnosti je však trend jasný - počet ľudí prihlasujúcich sa z mobilu sa neustále zvyšuje.

Prijímajte rezervácie priamo z vášho webu

Pokiaľ má vaše jogové / pohybové štúdio svoju webovú stránku, zvoľte riešenie, ktoré sa dá priamo zahrnúť do vášho webu. Z pohľadu zákazníka je najpohodlnejšie, ak môže všetko vidieť a prihlásiť sa priamo “u vás” bez presmerovania na ďalšie stránky. Viacero rezervačných systémov túto možnosť podporuje a je tak možné pridať si rezervačný kalendár priamo na váš web.

Navyše je takéto riešenie ideálne aj z hľadiska udržania zákazníkov na vašej webstránke, čo môže byť pre vás užitočné, hlavne pokiaľ ponúkate služby aj nad rámec cvičení propagovaných v rámci rezervačného systému. Pridaním rozvrhu na vašu webovú stránku môžete týmto spôsobom zabezpečiť pravidelnú návštevnosť vášho webu a dať tak do pozornosti aj iné služby, novinky, prípadne sa dočítať viac o vás.

Využite rezervačný systém aj na newsletter

Prijímanie online rezervácií a propagovanie nových kurzov, cvičení a workshopov formou zasielania newslettera bývajú najčastejšie riešené oddelene. Viacero dostupných rezervačných systémov však možnosť odosielania hromadného emailu poskytuje, čo v sebe skrýva niekoľko relevantných výhod:

• Rezervačný systém vie, kto sa akých cvičení zúčastňuje a môžete teda newsletter zacieliť na presnú skupinu vašich zákazníkov.
• Zákazníkom, ktorí k vám chodia pravidelne, môžete bezpečne z hľadiska GDPR posielať novinky aj bez ich vysloveného súhlasu.
• Používate jeden systém namiesto dvoch, čo znamená jednoduchšiu administráciu celého procesu propagácie a prihlasovania.

Pozor na manažment kurzov

Ak robíte kurzy, tak dajte pozor na to, aby s nimi váš nový systém vedel efektívne pracovať. Kurzy majú v porovnaní s otvorenými hodinami svoje špecifiká. Aj napriek tomu, že je organizácia cvičení formou kurzov pomerne bežná, z hľadiska podpory zo strany dostupných rezervačných systémov niektoré dôležité funkcie často absentujú. Rezervačný systém by v tomto smere mal umožňovať:

• Efektívnu a jednoduchú prácu s jednotlivými termínmi.
• Nastaviť rôzne podmienky prihlasovania na celý kurz a na jednotlivé termíny.
• Zaznamenávanie a evidenciu náhrad za odhlásené termíny.

Slovenský jazyk a podpora

Pokiaľ väčšina vašich zákazníkov nekomunikuje plynule anglicky, bude jednoznačne lepším riešením vybrať si slovenský systém podporujúci slovenský jazyk. Z hľadiska riešenia výnimočných situácii je takisto neporovnateľne jednoduchšia komunikácia so slovenským poskytovateľom. Či už omylom zmažete kurz a potrebujete sa spätne dopátrať k strateným informáciám, alebo potrebujete poradiť v nejakej špecifickej situácií, niet nad to zavolať na zákaznícku podporu a problém promptne vyriešiť. Toto býva v prípade použitia zahraničných systémov značne komplikované, hlavne kvôli rozdielu časových pásiem. Komunikácia ohľadom jednoduchej veci sa tak v takýchto prípadoch často natiahne aj na niekoľko dní.

Okrem toho je využitie zahraničných služieb podmienené registráciou pre DPH podľa § 7a zákona o DPH, čo môže pre vás predstavovať zbytočnú komplikáciu.